Rendre vos collaborateurs acteurs du changement de vos projets de Digital Workplace

La Digital Workplace : un visage plus collaboratif pour votre organisation

Les objectifs d’une Digital Workplace sont multiples, comme rendre l’organisation plus transversale, plus communicante et bien sûr plus fluide. Par ailleurs, à travers les nouvelles fonctionnalités de l’outil, nous pouvons constater une utilisation davantage orientée pour le collaborateur. Par conséquent, votre système d’information change, et donc l’angle apporté à votre organisation devient plus « social » :

• Le collaborateur est au cœur de la Digital Workplace. En effet, il tend à faire vivre la plateforme grâce à la possibilité de contribuer lui-même,
• La Digital Workplace de demain s’enrichit en apportant une vision plus collaborative et sociale,
• L’information devient plus ciblée. Ainsi, le collaborateur considère l’intranet comme une plateforme pertinente et utile,
• Les nouveaux formats (vidéos, photos) permettent de rendre l’intranet plus humain. Des vidéos d’interview de collaborateurs peuvent être intégrées (ex : retours d’expériences, d’évènements internes).

Pour autant, cette vision reste théorique si certains éléments internes ne sont pas modifiés. Selon l’Observatoire Intranet et Digital Working 2019, 34% des entreprises n’ont formalisé ni règles, ni procédures. D’où l’importance de bien intégrer l’usage de l’intranet dans votre SI. Mais aussi, pour bien appuyer ce changement, la Direction doit inévitablement être présente. Elle aura pour rôle de promouvoir l’intranet en prônant cette nouvelle culture du digital.

Dessiner tout changement sous le prisme du collaborateur avant de lancer votre projet d’intranet

Différencier les termes de la conduite du changement

Pour initialiser un changement dans votre organisation, différencions deux termes :

• Le changement : il est identifié à une date déterminée,
• La transition : elle nourrit et accélère une dynamique sociale pour mettre l’organisation en mouvement (vers les objectifs fixés).

Dans un projet d’intranet, le changement est la date du lancement officiel de l’outil. La transition est le chemin (la stratégie digitale et de conduite du changement) à parcourir pour atteindre son adoption.

L’accompagnement au changement doit prendre en compte finalités, enjeux et impacts des différentes composantes de l’organisation :

• La culture de l’entreprise,
• L’organisation interne,
• Le management,
• Les individus.

Le but est ainsi de réduire les impacts organisationnels et psychologiques de ce changement. Mais aussi, d’instaurer un écosystème de travail viable sur du long terme. L’objectif majeur de toute transformation digitale consiste à faire correspondre les fonctionnalités aux usages métiers, et non l’inverse.

Pour bien conduire le projet, décomposer le en 4 phases

Quatre grandes étapes rythment le projet qui sera agile et collaboratif :

1. Anticipation – conception : Préparation, identification des impacts, réalisation du plan stratégique avec une gouvernance définie, communication informationnelle sur le projet, ateliers de co-conception avec un panel utilisateurs / collaborateurs,
2. Expérimentation – ajustement : Phase pilote avec un échantillon de testeurs, recueil et capitalisation des retours d’expériences, ajustement de l’outil et de la stratégie d’accompagnement,
3. Lancement officiel : Communication large avec appui de la Direction et du management, lancement ludique, découverte de l’outil,
4. Suivi – valorisation – ajustement : Formation, Accompagnement plus spécifique pour certaines populations, Recueil des réussites, Valorisation de l’usage de l’intranet par la Direction et le management, Ajustement de l’outil et des usages définis.

Actions pour favoriser l’adoption de la Digital Workplace et l’engagement de vos collaborateurs

Dans un premier temps, l’objectif est d’enclencher une dynamique interne, puis dans un second temps, la maintenir. Favoriser l’engagement passe avant tout par votre posture : soyez à leur écoute et proche de vos collaborateurs. Ils doivent se sentir concernés et non « forcés » par une stratégie venant du « haut », de la Direction.

Pour favoriser la conduite du changement et le dynamisme social, les 6 éléments à considérer sont :

• Communiquer sur le changement à l’ensemble des personnes de votre périmètre projet digital (directement ou indirectement) : en amont, pendant et après pour annoncer le projet, les objectifs et la méthodologie.
• Rencontrer les personnes : pour rendre le projet plus vivant et visible en allant directement à leur rencontre pour informer sur le projet, notamment pour des populations non connectées ou décentralisées.
• Engager des volontaires motivés : pour légitimiter l’outil localement et appuyer son intérêt à travers la promotion de ces utilisateurs spécifiques. Nous les appellerons « ambassadeurs ».
• Co-concevoir des ateliers collectifs avec le groupe projet et les utilisateurs : pour réaliser un outil bien adapté à leurs besoins, valoriser le travail et légitimer l’outil de par leur implication dans le projet.
• Former vos collaborateurs sur l’outil, sur les nouveaux usages et leur nouveau rôle : pour réduire les craintes liées aux compétences sur l’usage de l’outil-même et sur leur légitimité face à la transformation de leur rôle.
• Valoriser l’ensemble des collaborateurs de leur contribution : pour les encourager sur leur participation en amont (réalisation d’ateliers de co-construction) et en aval (valorisation concernant leur usage de l’intranet). L’encouragement se fait à la fois par la Direction (profitez du fil d’actualité de votre intranet pour communiquer) et les managers.

Vos collaborateurs : acteurs du changement de votre projet de Digital Workplace

Décomposer votre organisation en 4 grandes familles

De sorte de rendre chacun acteur du projet à son niveau, créez une dynamique interne. De ce fait, classifiez vos collaborateurs selon leur positionnement et leur rôle dans votre organisation et dans le projet. La construction de votre plan stratégique se positionnera sur cette base.

Les 4 grandes familles d’acteurs de votre projet sont :

L’identification de ces différents acteurs permettra d’orienter l’angle de la communication et des formations répondant à des enjeux et objectifs différents. Par conséquent, s’en découle la réalisation du plan stratégique d’accompagnement qui devra être modulée puis enrichie au cours du projet. C’est pourquoi, nous vous conseillons de définir une gouvernance et des instances projet. A noter, le groupe projet « conception outil » peut être différent du groupe projet « conduite du changement » en fonction de l’ampleur de l’accompagnement que vous aurez déterminée.

Bien évidemment, tous ces acteurs sont importants dans les projets de transformation digitale. Pour autant, une attention particulière est portée à un profil : le manager intermédiaire. De par sa fonction, le manager est garant de la transmission du message et peut, si le projet ne l’intéresse pas, court-circuiter le changement.

Si aucun exemple n’est impulsé par le manager (ou la Direction), le projet a de forte chance d’échouer, ou de ne pas atteindre les objectifs voulus. En effet, de par la transversalité de votre future organisation, le manager centralisera moins l’information. C’est pourquoi, nous vous proposons de réaliser un accompagnement spécifique de ces managers pour atténuer leur crainte de perte de pouvoir. La formation de leur nouveau rôle de « coordinateur d’équipe » (et non de « contrôleur ») est à envisager pour devenir un manager 2.0, voire 3.0.

Trois groupes projet dans votre transformation digitale

• Le chef de projet est notre interlocuteur direct dans le suivi du projet. Il peut être appuyé par un binôme .
• Le groupe projet restreint pilote le projet et valide les grandes décisions. Pour avoir une vision la plus globale, trois référents métiers doivent idéalement être représentés : la DSI, la COM, et le RH. Egalement, le sponsor peut participer à l’élaboration du projet.
• Le groupe projet élargi, où s’ajoute au groupe restreint un panel utilisateurs et de contributeurs. Nous recueillerons leur réalité terrain pour dessiner leur quotidien à travers des ateliers (tables rondes, interviews) ou des sondages. Ces ateliers permettront en parallèle un diagnostic informel pour mesurer leur maturité digitale et leur comportement face au changement. Il en devient plus aisé d’identifier leurs besoins, leurs freins et leurs leviers de motivations. De plus, en les conviant, l’acculturation débutera et facilitera l’identification de vos futurs ambassadeurs.

Conclusion

De manière générale, la transformation digitale transforme directement les métiers, les rôles et les compétences connues à ce jour. En effet, le système d’information change ainsi que l’ensemble des procédures de votre organisation. Les équipes doivent se coordonner autrement et apprendre de nouvelles manières de travailler ensemble. Sans oublier l’importance de la hiérarchie dans un tel modèle en incarnant une posture légitime et exemplaire, qui apportera un sentiment plus fort de proximité.

Plus qu’un outil, l’intranet modifie les mœurs et l’accès à l’information. Et certains peuvent être moins aguerris que d’autres. D’où la nécessité de bouger collectivement pour créer une dynamique interne positive, et donc impliquer directement vos collaborateurs dans ces projets digitaux.

En résumé, une attention particulière est à adresser à l’ensemble de vos collaborateurs pour faciliter cette « transition » de manière à être convaincus de ce « changement ». Le digital est un enjeu de taille. La transformation digitale de votre entreprise est donc l’affaire de chacun, à son niveau. #colibri